CDS
CDS Şirketler Grubu – Müşterinin bilgi sistemi ile API Entegrasyonu
Önkoşullar:
Şirket, kurumsal kaynak yönetimi için Microsoft Axapta olan tek bir çözüm kullanıyor. Tesislerde satın-alma taleplerinin oluşturulması ve tahsilat süreçleri ile malzeme temini için seçilen faturaların muhasebeleştirilmesi süreci otomatik hale getirilmiştir. Çalışma süreçlerini optimize etmek için farklı programları birbirine bağlamanın bir yolunu bulmak gerekiyordu.
Sorun:
Şirketin bilgi sisteminde tedarikçilerin bulunmaması. Tedarikçi seçimi aşamasında iş sürecinin bozulması, seçimde şeffaflık eksikliği, kontrol eksikliği.
Çözüm:
Cynteka tedarik yönetimi sisteminin tüm yeni tedarikçilerin yanı sıra çok sayıda mevcut tedarikçiye başvuruların kabul etmesi, faturaların indirilmesi ve kapanış belgelerinin gönderilmesi için arayüze erişim sağlayan ‘Satın Al’ pazar yeri ile entegre edilmiştir. API üzerinden entegrasyon kurularak yapılandırılmış verilerin hem tedarikçilere, hem de tedarikçilerden aktarılması mümkün hale geliyor. Cynteka sistemi, tedarikçilerle etkileşime ek olarak fatura mutabakatı işlevini de uygular. Sistem, çeşitli parametrelere (maliyet, ürün kategorisi, proje vb.) bağlı olarak bilgi akışlarını sorumlu çalışanlara etkili bir şekilde yönlendirmenize izin veren esnek onay yollarını uygular.
Bilgi Sistemleri Destek Departmanı Başkanı, Remizov S.V.:
“Şirketimiz, bilgi teknolojilerini ciddiye alıyor ve aktif olarak kullanıyor. Ana muhasebe sistemi olarak Microsoft Axapta kullanılmaktadır. Her biri kendi sisteminde çalışan tedarikçilerle etkileşimin nasıl otomatikleştirileceği sorunu ortaya çıktı. Pazarın analizini yaptıktan sonra Cynteka sistemini seçtik. Bu çözüm, şu anda 4.000’den fazla kayıtlı tedarikçiye sahip olan ‘Satın Al’ ticaret platformuyla entegre edilmiştir. Önemli bir özelliği kapsamlı ve belgelenmiş bir API’nin mevcudiyeti olarak ortaya çıktı. Şirketimize entegrasyonu hızlı bir şekilde hayata geçirildi ve hatasız bir şekilde çalışmaya devam edip gerekli işlevleri tamamlıyor: oluşturulan taleplerin kabul etmesi, ihale prosedürünün uygulaması, faturaların mutabık kılması ve mutabık kılınan faturaların Microsoft Axapta sistemimize aktarılması gerçekleştirmesine olanak tanıyor.”
ProjectService
ProjectService – yönetim sisteminin iyileştirilmesi
Önkoşullar:
Şirkette 2015 yılında tedarik yapılandırma süreci başlatılmıştı. Kaynaklar tahsis edildi, bireysel uzmanlar işe alındı. Satın alma hacmi nispeten küçüktü ve iş süreçlerine yeniden bakmasına, dar alanların ortadan kaldırılmasına ve bununla beraber tedarik otomasyon sistemi gereksinimlerinin belirlenmesine karar verildi.
Sorun:
Tedarik süreçleri hazırlandı ve uygulandı, ancak şirket büyüdükçe el işçiliği çok masraflı bir hale geldi.
Çözüm:
Cynteka Tedarik Yönetimi Sisteminin içinde tedarik departmanının ve tüm şirketin verimliliğini sağlamak için tasarlanmış otomatik bir iş süreci mevcut. Tedarikteki klasik iş süreci şu bölümlerden oluşur: Bütçeleme, Taleplerin oluşturulması, Taleplerin onaylanması, Taleplerin yerine getirilmesi, Faturaların onaylanması, Teslimat, Ödeme. Eğer şirket zaten bu iş süreçleri içinde çalışıyorsa, tüm bu bölümleri kullanmasa bile, uygulama hızlı ve yeniden yapılanma zahmeti olmadan gerçekleşir. Çalışanlar zaten aşina oldukları işlevleri yerine getirmeye devam ederken, birkaç kat daha fazlasını yapmayı başarırlar. Bu, mevcut kaynaklarla çok daha büyük hacimli uygulamaların yürütülmesi üzerindeki kontrolün hızlı bir şekilde artmasına olanak tanır.
Lojistik Genel Müdürü Yardımcısı Ostroukhova Dinara:
“Şirketimiz çok büyüdü ve otomasyon süreçleri olmadan daha fazla gelişmemiz imkansız olduğu için bu programı satın alma fikrine geri döndük. Şaşırtıcı bir şekilde şirketimizde yazılımı çok hızlı ve kolay bir biçimde hayata geçirdik, program iş süreçlerimize iyi entegre edildi, en iyi bütün uygulamalarımız dikkate alındı. Zaten uzun süredir en iyi uygulamaların kullandığı ortaya çıktı, meğer ben kısmen bir şekilde tekerleği yeniden icat ediyormuşum».
Bütçeleme
Sistem, proje bütçesi oluşturmak, bunun şirket içinde koordinasyonu ve bütçe versiyon kontrolü için gerekli tüm araçları içermektedir. Bütçeyi hesaplama ve malzeme satın almak için talepler oluştururken kullanma işlevleri dahildir. Esnek bir onay sistemi, birçok faktöre bağlı olarak bütçe parametrelerini ayarlamanıza olanak tanır. Bütçe raporu, harcamalarla ilgili detaylı bilgileri istediğiniz zaman almanızı sağlar. Bildirim sistemi, proje bütçesini aşma girişimleri konusunda size hemen uyaracaktır.
Bütçe onayı
Sorumlu çalışanlar seçildikten sonra bütçe koordinatörleri zinciri kolayca yapılandırılır.
Satınalma taleplerin oluşturulması
Tedarik sürecindeki ilk kontrol noktası, talebin onaylanmasıdır. Bu aşamada sipariş edilen malzemenin cinsi ve miktarı kontrol edilir. Koordinasyonu ayarlamak için esnek seçenekler, doğru uzmanın prosedüre katılmasını sağlar. Modern teknolojiler sayesinde talepler herhangi bir cihazdan onaylanabilir ve bu da seyahat eden çalışanlar için süreci önemli ölçüde hızlandırmaktadır.
Taleplerin onaylanması
Tedarik sürecindeki ilk kontrol noktası, başvurunun onaylanmasıdır. Bu aşamada sipariş edilen malzemenin cinsi ve miktarı kontrol edilir. Koordinasyonu ayarlamak için esnek seçenekler, doğru uzmanın prosedüre katılmasını sağlar. Modern teknolojiler sayesinde talepler herhangi bir cihazdan onaylanabiliyor ve bu da seyahat eden çalışanlar için süreci önemli ölçüde hızlandırıyor.
Taleplerin yerine getirilmesi
Sisteme girilen talep, ilgili tüm tedarikçilere tek tuşla gönderilebilir. Sistem, talebe gelen faturaların alınmasını kontrol ederek, hangi pozisyonların kapalı olduğunu ve hangilerinin hala çalışması gerektiğini açıkça gösterir. Esnek bir filtre sistemi, talepleri çeşitli parametrelere göre seçmenize olanak verir: örneğin tarihe, çalışma durumuna, sorumlu kişiye, projeye vb. göre arama. Gelen faturalar otomatik olarak sıralanır, analiz edilir ve tek bir karşılaştırmalı tabloda özetlenir. Bir ihale prosedürünün yürütülmesi gerektiğinde, birçok kayıtlı uzman tedarikçiye dağıtımını garanti eden sendesat.online ihale portalına talep yerleştirilebilir.
Fatura onaylanması
Tedarik sürecindeki ikinci kontrol noktası hesapların mutabakatıdır. Bu aşamada satın alınan malzeme sadece cins ve miktar olarak değil, bütçeye dahil edilen fiyat üzerinden de kontrol edilerek projenin mali sınırlarına uygunluğu garanti edilir. Onay ayarları, gerekli çalışanları hem projeye katılım gibi sabit parametrelerle hem de malzeme türü, fatura tutarı, bireysel özellikler gibi uyarlanabilir parametrelerle esnek bir şekilde onay yoluna dahil etmenize olanak tanır. Modern teknolojiler sayesinde, şirketin üst düzey yöneticileri için süreci önemli ölçüde hızlandıran herhangi bir cihazdan hesapların mutabık kılınması mümkündür.
Teslimat
Teslimat kaydı, ofis çalışanlarına geri bildirimde bulunmanıza ve malzemelerin şantiyeye tesliminin gerçek durumu hakkında rapor vermenize olanak tanır. Gerekirse, doğrudan tedarikçilerden teslim edilen malzemeler hakkında bilgi almak mümkündür.
Profit
Profit- hızlı büyüme
Önkoşullar:
Şirket dinamik bir şekilde gelişiyor, inşaat projelerinin sayısı artıyor. Gerekli malzemeler, miktarları ve maliyetleri ile ilgili tüm bilgileri akılda tutmak artık mümkün değil. Mevcut olan kontrol yöntemleri çalışmıyor. Sıradaki faturaları kontrol ederken her bir nesnenin özelliklerine bakabilmek imkansızdır.
Sorun:
İnşaat hacmindeki artışla birlikte iş marjlarında azalma görünüyor.
Çözüm:
Cynteka.Teçhizat Tedarik Yönetim Sisteminde nesne bütçelerinin oluşturulması uygun bir şekilde düzenlenmiştir, mevcut iş süreçlerinde hiçbir şeyi değiştirmeye gerek kalmıyor. Bütçe sisteme girildikten sonra talepler oluşuyor ve sistem otomatik olarak sipariş miktarını kontrol ediyor. Ayrıca onaydan geçen hesapların bütçeyi aşıp aşmadığı kontrol ediliyor.
Şirketinin yöneticisi Golovachenko D.Y.:
«Faturayı imzaladığımda hep merak ettiklerim vardı: “Bu gerekli bir malzeme mi? Çok fazla satın alınmıyor mu? Bütçeyi aşmıyor muyuz? Nispeten az sayıda nesnemiz olduğu süreçte her şey yolundaydı. Daha sonra ise daha çok proje inşa etmeye başladığımız, fakat daha az para kazandığımız hissiyatı oluştu. İşlerimizi verimli bir şekilde tutmak için otomatik olarak oluşturulacak güvenilir bilgilere ihtiyacım vardı. Cynteka bana bu bilgileri verdi: 1. Faturanın teknik özelliklere uyup uymadığını her zaman bilirim, ona göre ihtiyacım olanı alırım. 2. Ne kadar aldığımızı ve ne kadar kaldığını görüyorum – gerekmediği süreçte ekstra hiçbir şey satın almıyorum. 3. Faturayı imzalamadan önce bütçenin içinde olup olmadığımı anlıyorum, bu yüzden düzeltme yapma imkanım var.»
Bütçe onayı
Sorumlu çalışanlar seçildikten sonra bütçe koordinatörleri zinciri kolayca yapılandırılır.
Bütçenin oluşturması
Bütçe oluşturmak için basit ve tanıdık bir mekanizma. İlgili projenin içerisine girerek
Fiyat takibi
Hazırlanan bütçenin değerlendirilmesi için ‘Satın Al’ portalına yerleştirilebilir.
Bütçe talepleri
Oluşturmak basit bir seçim olduğu için bütçeden talep oluşturmak çalışanlara zaman kazandırır.
Bütçenin düzeltilmesi ve güncellenmesi
Sürüm oluşturmanın varlığı; uygulama, talep işletmesi sürecini kesintiye uğratmadan mevcut bütçede ayarlamalar yapmanıza, bütçeyi onaylamanıza ve işleme koymanıza olanak tanır.
Biz sizi arayalım